为了对PDM项目进行经济性评价，必须充分对项目的成本和所能取得的效益进行权衡。对于成本方面的估算相对比较容易，而对于效益的计算则要困难得多，很难进行定续的，同时还缺少对PDM系统的效益进行详细定量计算的评价指标。目前，只能对一些与时间有关的作业，如工程图查询等进行客观的评价并进行成本的量化。而对于其他的效果，如较高的数据质量、较灵活的业务流程、较高的产品质量或较好的顾客满意度等是无法在客观的成本效益分析中使用的。不过，通过成本效益分析可以指出PDM系统对于制造企业的中、长期发展的意义。
 
    对成本进行估算时需要考虑以下几方面的投资(项目成本、系统成本和运行成本)：
    ·制定需求说明书；
    ·系统选择；
    ·制定应用规划；
    ·制定总体设计报告；
    ·系统客户化；
    ·系统安装；
    ·数据转换；
    ·系统测试和骑收；
    ·用户培训；
    ·编制用户手册；
    ·用户支持；
    ·购买新的硬件和软件；
    ·系统维护；
    ·硬件报废；
·项目咨询等。
 
在采用变型设计和产品配置等工程方法时还会发生其他的费用。但是反过来，采取了这些措施以后可以大幅度节省时间，特别对于订单产品设计来说更是如此。
 
    PDM系统可以直接量化的效益指标如下:
    ·较快的信息采集速度；
    ·较短的文档分发时间；
    ·较快的查询速度和文档的可视化；
    ·较快地生成物料清单并将其传送到FRP系统中；
    ·较高的零部件重用率:
    ·以较短的时间响应特殊的顾客需求；
    ·通过并行工作，较快地建立产品数据模刑；
    ·明显减少更改的次数；
    ·较低的维修保养成本等。
    PDM系统的间接效益很难用数据加以表示，但是尽管如此，这些间接效益仍然是十分重要的。主要的间接效益如下:
·较高的数据质量和数据安全性；
    ·无冗余的数据保存；
    ·工作过程非常透明；
    ·一致的编号系统和零部件名称汇编手册；
    ·能够很简单地重用企业Know-how
    ·较好地发挥了生产要素信息的作用；
    ·较高的产品质量和顾客满意度；
    ·为员工提供了较大的创造空问；
    ·对于整个产品形成过程产生的客观效益；
    ·向技术部门的用户提供了一个统一的IT工作平台；
·较高的员工工作主动性等。
 
    借助于成本效益分析，可以对一些不确定的因素进行预测，以确定何时可以分期偿还PDM系统的投资或者在什么时候可以达到盈亏平衡点。不同的企业有不同的情况，不同的PD M项目的结果是不能直接照搬的:，应该对一个PDM项目如此规划。最晚在2～3年之内可以获得净效益。
 
评价指标的定义对于进行成本效益分析是重要的，必要时可以与采用PDM系统以前的实际数据进行分析和比较，退一步讲，至少还可以将整个过程的变化情况持续地记录下来。一些反映企业战略目标的评价指标，如订单的通过时问等。对于企业负责人来说是十分重要的。